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Recrutement : L’AFMM recherche Assistant Administratif et Commercial / Assistante Administrative et Commerciale

Notre Assistante Administrative et Commercial nous quitte pour de nouvelle aventures et nous sommes à la recherche d’un nouveau collaborateur ou d’une nouvelle collaboratrice pour ce poste.

Description du poste à pouvoir

Sous le pilotage de la Déléguée Générale Adjointe de l’AFMM, l’assistant(e) administration et commerciale devra réaliser les missions suivantes :

ADMINISTRATIF

  • Accueil et Standard téléphonique et dispatch des demandes d’information via des appels ou emails;
  • Réservation de salles externes pour des réunions ou événements;
  • Traitement du courrier entrant et sortant;
  • Gestion de la vie courante de l’association (fournitures, matériels, prestataires externes, bonne tenue des locaux);

RESSOURCES HUMAINES (en soutien de la DGA)

  • Tenue du tableau de suivi des congés et absences;
  • Traitement des notes de frais;
  • Commande des tickets restaurants;
  • Transmission des informations nécessaires pour l’établissement des fiches de paie mensuelle;

RELATION FOURNISSEURS ET GESTION FACTURES ENTRANTES

  • Contrôle et validation des factures entrantes auprès des collaborateurs référents de ces fournisseurs;
  • Règlement des factures;
  • Comparaison des offres et sélection de fournisseurs;
  • Suivi des règlements effectués sur les comptes de l’Association;

SECRÉTARIAT COMMERCIAL

  • Edition de devis/factures/avoirs sur le logiciel Ciel relatifs à des redevances et cotisations annuelles (nous éditons environ 500 devis/facture/avoirs par an);
  • Suivi des règlements entrants et mise à jour en fonction dans le logiciel Ciel;
  • Préparation des documents comptables pour l’expert-comptable externe (1 fois par mois) : Relevés bancaires, notes de frais, factures et avoirs;
  • Recouvrement des factures et impayés;
  • Reporting mensuel auprès de la DGA;

RELATIONS CO-CONTRACTANTS

  • Traitement des demandes de réservations n° court SMS, de modification, cession, résiliation… : complétude des dossiers, signature des contrats, transmission des demandes aux opérateurs télécom, mise à jour des bases de numéros réservés;
  • Gestion des contrats pour les prestations fournies par l’AFMM : réception des dossiers, préparation validation, classement des contrats, mise à jour des dossiers clients et des bases de données en collaboration avec les opérateurs membres;
  • Fourniture des identifiants permettant aux co-contractants d’accéder aux outils AFMM mis à leur disposition;

ASSISTANCE DE DIRECTION

  • Prise de notes et compte-rendu de réunion interne (besoin très ponctuel);
  • Prise de rendez-vous;
  • Réservations;

Profil recherché

  • Expérience : Minimum 5 ans d’expérience professionnelle;
    Minimum 2 ans d’expérience dans un poste similaire;
    Une expérience dans l’univers PME/PMI serait fortement appréciable;
  • Formation : BAC +2 et plus (BTS assistant de gestion ou assistant de direction, BTS Action Commerciale) – Ou toute autre formation ou longue expérience permettant d’exercer cette fonction;

Compétences

  • Informatique : Pack Office dont Excel (tableaux croisés dynamiques) ; Ciel gestion commerciale;
  • Savoir-être : Bon relationnel, organisé(e), dynamique, autonome, polyvalent(e);
  • Une bonne expression orale et écrite est indispensable;
  • Langues : Français : courant (Oral et écrit) – Anglais : notions (Oral et écrit) appréciable;
  • Qualités : Autonomie, organisation, adaptabilité, force de proposition;

Caractéristiques générales de l’offre

  • Poste à pourvoir en Novembre 2019
  • Contrat CDI avec période d’essai de 2 mois renouvelables.
  • Forfait horaire 35h (39h/semaine avec RTT).
  • Rémunération envisagée selon profil : 23 000 euros à 27 000 euros bruts annuels.
  • 50% du titre de transport pris en charge.
  • Mutuelle.
  • Tickets restaurants.

 

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Alors envoyez-nous votre CV + Email de motivation à nathalie.chabert@afmm.fr
(Objet : Candidature ASS ADM COM)